El Confinamiento lo aceleró todo.

El confinamiento, en general, fue duro para todas las agencias de publicidad pero, en particular, a nosotros nos dejó algunas cosas buenas. Durante esos meses descubrimos que no solo era posible teletrabajar en el mundo de la publicidad, si no que, además, se podía hacer perfectamente.

Y por supuesto aceleró la idea que ya veníamos madurando desde hacía tiempo de replantear el sistema de trabajo para mejorar la calidad de vida y la conciliación familiar de todos los componentes del equipo de Èxit-Up.

Ya en los primeros días de confinamiento nos dimos cuenta de que, pese a las evidentes dificultades, teníamos bastante trabajo avanzado en cuanto a la digitalización de la empresa.

Llevábamos mucho tiempo trabajando con servidores donde volcar la información y archivos que manejamos, así como con sistemas abiertos de gestión de proyectos. Esto fue de vital importancia ya que desde el minuto uno del confinamiento todos podíamos continuar trabajando prácticamente como lo hacíamos desde la oficina.

Teletrabajar no es lo mismo que trabajar confinado.

Si bien pronto descubrimos los hándicaps de la nueva situación. Muchos de nosotros no contábamos con equipos en casa lo suficientemente potentes o actualizados para poder trabajar con normalidad, por lo que tuvimos que salir de la oficina hacia casa con los ordenadores bajo el brazo.

También descubrimos que se echa mucho de menos la cercanía personal. Poder trabajar codo con codo en proyectos creativos, los brainstorming y los “peloteos” rápidos con los compañeros no fluyen del mismo modo en videoconferencia que cara a cara.

Comprendimos que es muy fácil caer en la burbuja de trabajo diario, realizar las tareas que se tiene asignadas y obviar el resto de trabajos dejando de aportar valor al curro que están realizado otros compañeros. Esa pérdida de pulso del día a día, además, generaba lagunas en la información llegando a duplicar algunos trabajos o incluso llegando a “olvidar” otros.

Descubrimos que, teletrabajando de esa forma, era muy complicado desconectar. Las jornadas se convertían en días maratonianos y ese cansancio mental terminaba afectando al día a día.

Con toda aquella situación aprendimos a valorar todo lo bueno que tenía el trabajo presencial. Queríamos volver a la oficina, necesitábamos volver. Pero si volvíamos había que hacerlo bien.

Y sobre todo… teníamos claro que la conciliación, la flexibilidad laboral y el teletrabajo había llegado para quedarse.

Por eso planteamos un plan progresivo para adaptarnos a los nuevos tiempos. En un alarde de originalidad sin precedentes… lo llamamos “Flèxit” y tras unos meses de tanteo ya lo hemos puesto en marcha.

 

 

El Flèxit.

Estudiamos casos de agencias o empresas similares que ya habían implementado formatos flexibles e intentamos aprender de sus experiencias de cara a implementar nuestro horario flexible. Realmente no es que hayamos inventado nada, pero estamos contentos de haber dado ya el paso.

La primera conclusión a la que llegamos, aunque pueda parecer contradictoria, fue que teníamos que establecer normas, crear un marco en el que movernos para no confundir flexibilidad con descontrol.

Si íbamos a cambiar la forma de trabajar lo primero era reforzar entre todo el equipo las ideas de Confianza, Responsabilidad y Comunicación. La agencia reforzaría la confianza en cada uno de nosotros, dándonos más libertad para autogestionarnos el tiempo. Debíamos de responsabilizarnos, aún más si cabe, de nuestro trabajo teniendo en cuenta que nuestras tareas dependen e influyen en las tareas de los demás. Y la comunicación, la distancia física y la tecnología no son tan inmediatas y amables como estar todos juntos en un mismo espacio. Había que reforzar la idea de que comunicarse y relacionarse con el resto del equipo es fundamental en nuestro trabajo, ya sea en la oficina o en el teletrabajo.

→ FASE 1:

En un primer momento, con la vuelta a la oficina, adoptamos un horario flexible de entrada y salida con una horquilla de tiempo de dos horas para comenzar y terminar la jornada. Disponiendo así de un margen amplio de horas laborales en las que todo el equipo coincidimos a pleno rendimiento, pero incentivando que la gente se pueda organizar la jornada para llevar a los hijos al colegio, ir al gimnasio o, simplemente, dormir más si lo necesitan.

Como este periodo ha sido productivo y no supuso ningún problema afrontamos esta segunda fase.

→ FASE 2:

En la segunda fase, que acabamos de implementar, hemos añadido una amplia opción de teletrabajo a esa flexibilidad de entrada y salida.

Todos podremos teletrabajar hasta un 25% del total de nuestra jornada laboral.

Para poder hacerlo la agencia ha tenido que aportar las herramientas necesarias, así que se ha puesto en marcha un proceso de inversión en mejora y actualización de equipos con el objetivo de que todos contemos en el trabajo y en casa con los equipos necesarios para trabajar sin problemas.

Se estudiaron las particularidades de cada puesto de trabajo y se adaptaron los equipos informáticos en función de las necesidades particulares.

Además, también hemos mejorado nuestros procesos y servidores, mejorando así en compatibilidad, acceso a la información y gestión diaria de los archivos y proyectos.

Por último, se ha creado un protocolo de gestión interna del equipo en el que cada cual informa a su responsable directo de departamento y a las personas con las que esté colaborando en ese momento de los días en los que va a teletrabajar.

Pero sobre todo seguimos apostando por hacerlo todo de forma abierta. Si funciona el Flèxit, si la productividad y la creatividad aumenta y si, cada vez, vamos mejorando más la famosa conciliación vida personal vs trabajo… podremos profundizar y ampliar este plan que hemos llamado Flèxit y convertirlo en toda una filosofía vital.